Online-Präsentation Tipps: Worauf Sie achten sollten

Ob in der Schule, dem Studium oder Beruf, in Zeiten von Homeschooling und Homeoffice gehören auch Online-Präsentationen zu einem festen Bestandteil der neuen Arbeits- und Lernmodelle. Mithilfe von Videokonferenz-Software lässt sich der Online-Auftritt schnell und einfach organisieren. Was bisher in vielen Unternehmen offline erfolgte, verlagert sich nun in den virtuellen Raum, was einige Herausforderungen mit sich bringt. Welche das sind und wie eine Online-Präsentation mit den richtigen Tipps gelingt, verraten wir nachfolgend.

Was sind die Herausforderungen bei Online-Präsentationen?

Im direkten Vergleich einer Online- und Offline-Präsentation werden die Unterschiede schnell deutlich. Während man in einem realen Umfeld physische Teilnehmer vor sich hat, sitzen diese bei einer Online-Präsentation an einem ganz anderen Ort und sind nur im virtuellen Raum anwesend. Es kann auch sein, dass es Teilnehmer gibt, die gänzlich anonym bleiben.

Da der Präsentierende Körpersprache und Mimik nicht sehen kann, ist es bei einer Online-Präsentation schwierig, die Stimmung der Teilnehmer einzuschätzen. Das lässt sich auch mit der Einstiegsphase nicht lösen, da diese in der Regel nicht mit Small Talk beginnt, sondern kommunikationslos abläuft.

Auch die Aufmerksamkeit lässt sich oft nicht eindeutig zuordnen, was offline ohne Weiteres möglich ist. Gleichzeitig schwindet die Konzentration bei Online-Präsentationen schneller, und Ablenkungen sind häufiger der Fall.

Der Vorteil, etwas schnell an das Whiteboard zu schreiben oder Zusammenhänge an einer Flip-Chart zu visualisieren, ist online ebenso nicht spontan machbar. Mittlerweile ist die Technik zwar so fortgeschritten, dass Visualisierungs- und Zeichentools gute Dienste leisten, dennoch fällt die Einbindung in den Alltag nicht immer leicht.

Eine der wohl größten Herausforderungen ist die technische Umsetzung und die konstante Verbindung während der Darstellung bestimmter Sachverhalte. Während diese Thematik offline nur beim Einsatz von Beamer und Co. eine Rolle spielt, die eigentliche Präsentation aber nicht außer Kraft setzt, können technische und unerwartete Probleme bei der Online-Variante die gesamte Präsentation beeinflussen.

Zusammengefasst sind die größten Herausforderungen:

• Interaktion ist insgesamt deutlich reduziert.
• Die Gestik und Mimik haben kaum mehr Relevanz.
• Hingegen gewinnen Stimme und Sprache an Bedeutung.
• Die Begrüßungsphase ist kommunikationslos.
• Visualisierungen sind weniger spontan möglich.
• Der Vorbereitungsprozess ist intensiver.
• Die Technik kann zu unerwarteten Problemen führen.

Mit Online-Präsentieren-Tipps die Herausforderungen meistern

Trotz der Herausforderungen lassen sich virtuelle Vorstellungen meistern. Man muss nur wissen, wie. Nachfolgend haben wir einige Online-Präsentation Tipps zusammengestellt.

Online-Präsentation Tipp 1: Der Einstieg

Da es bei einer Online-Präsentation keinen Small Talk gibt, startet die Vorstellung unmittelbar, sobald alle Teilnehmer anwesend sind. Der Small Talk ist jedoch ein wichtiger Teil jeder Präsentation und dient dem Kennenlernen zwischen Moderator und Zuhörer. Der erste Online-Präsentation Tipp lautet daher, sich zunächst ausführlicher als üblich vorzustellen. Die Einführung kann gleich an das Thema anknüpfen, wenn beispielsweise dargelegt wird, welches eigene Interesse an der Thematik besteht.

Online-Präsentation Tipp 2: Die Inhalte

Inhalte rücken bei Online-Präsentationen in den Fokus. Daher lautet der nächste Online-Präsentation Tipp, auf eine interessante visuelle Aufbereitung dieser Inhalte zu achten. Dazu wird in den meisten Fällen das Präsentationstool „PowerPoint” genutzt. Hiermit lassen sich spielend einfach optische Ergänzungen zum Vortrag erstellen. Für die Online-Präsentation müssen zwingend die folgenden Präsentationsregeln eingehalten werden:

• 5 Stichpunkte pro Folie
• eine Kernaussage pro Folie
• 6 bis 8 Worte
• klare Struktur
• Agenda am Anfang aufführen
• Schriftgröße, Schriftart und Schriftfarbe müssen leserlich sein
• sinnvolle Reihenfolge bestimmen
• Text und Bilder kombinieren
• Zahlen, Daten und Fakten in Diagramme und Infografiken verarbeiten
• Firmenlogo, Name des Referenten und Co. nur auf die erste und letzte Folie
• immer die Folienseitenzahlen setzen
• etwa eine Minute Redezeit pro Folie planen
• Publikum interaktiv beteiligen, zum Beispiel mit Umfragen oder einem Quiz

Online-Präsentation Tipp 3: Die Zielgruppe

Ob offline oder online, die Inhalte einer Präsentation müssen sich an die Zielgruppe richten. Daher gilt es mit Online-Präsentation Tipp Nummer 3 die Erwartungen, den Kenntnisstand und die Motivation der Zielteilnehmer herauszufinden. Hierbei ist keine exakte Abbildung der Personen möglich, doch eine grob umrissene Vorstellung ist wichtig, um die Präsentation in Wort und Bild richtig zu adressieren.

Online-Präsentation Tipp 4: Das digitale Handout

Damit Teilnehmer die Präsentation im Nachhinein noch einmal durchgehen können, wird offline meist ein Handout in Papierformat gereicht. Das ist virtuell nicht möglich, doch mit diesem Online-Präsentation Tipp wird diese Variante sogar optimiert. Handouts können als PDF-Datei via E-Mail „verteilt” oder den Teilnehmern über eine Cloud zugänglich gemacht werden. Das Innovative: Die Papierflut wird reduziert. Auch die Aufzeichnung der Präsentation bietet sich an. Den Link erhalten alle Teilnehmer am Ende zugesandt.

Online-Präsentation Tipp 5: Der Technikcheck

Die Technik spielt bei Online-Präsentation, wie bereits erkannt, eine zentrale Rolle. Daher ist es wichtig, sich im Vorfeld ausreichend Zeit für diesen Online-Präsentation-Tipp zu nehmen: ein umfangreicher Technik-Check. Dazu gehören folgenden Faktoren:

• Umgang mit der Software selbst kennen (Funktionen, technische Voraussetzungen, Bedienung, Account anlegen)
• Funktion von Laptop, Kamera und Headset prüfen
• eine konstante Internetverbindung sicherstellen
• PowerPoint Präsentation testen
• Supportkontakt bei Problemen kennen und bereithalten
• eventuell einen Mitarbeiter mit technischen Kenntnissen als Unterstützung vor Ort einspannen