E-Mails und andere Ablenkungen: Wie Sie mit gutem Zeitmanagement effizienter arbeiten

Brauchen wir heute wirklich Zeitmanagement Methoden? Laut einer Statistik lassen sich beinah die Hälfte aller Befragten zumindest manchmal ablenken und beschäftigen sich mit Dingen, die nichts mit der eigentlichen Arbeit zu tun haben. Davon geben rund 64 % an, ca. 30 Minuten abgelenkt zu sein. Jeder Fünfte geht sogar bis zu einer Stunde nicht seinen beruflichen Aufgaben nach. Die häufigsten Gründe für die Ablenkung sind Privatgespräche, störende Geräusche im Büro und sogar das Smartphone¹. Die Krux dabei: Je häufiger wir uns ablenken lassen, desto unproduktiver werden wir, geraten in Stress, weil wichtige Zeit fehlt, und sind unzufrieden, weil wir am Ende des Tages das Gefühl haben, nicht weitergekommen zu sein. Erkennen Sie sich hier wieder? Dann wird es höchste Zeit, einige sinnvolle und interessante Zeitmanagement Methoden kennenzulernen und Ihr Zeitmanagement nachhaltig zu verbessern.

Lassen Sie sich nachfolgend durch uns von DEKRA Arbeit von einigen der gängigsten Zeitmanagement-Methoden inspirieren und finden Sie einen Weg, Ihre Zeit im Berufsalltag effizient zu managen.

Was sind Zeitmanagement Methoden?

Wer der Zeit ständig nachläuft und augenscheinlich nie das schafft, was er sich vornimmt, hat eigentlich kein Problem mit der Anzahl der Stunden, sondern mit der Nutzung der ihm zur Verfügung stehenden Zeit. Wir alle haben an einem Tag 24 Stunden. Abzüglich Schlaf, Essen und persönlichen Zeitphasen leistet der eine in einer Stunde das, was der andere über den ganzen Tag schafft. Solange das im Einklang mit den beruflichen Anforderungen ist, sicher kein Problem. Aber oftmals wirkt sich ein fehlendes Selbstmanagement und eine ineffiziente Selbstorganisation negativ auf die Arbeitstätigkeit und den eigenen Anspruch aus. Aus diesem Grund wurden im Laufe der Jahre unterschiedlich Zeitmanagement-Methoden entwickelt, die sich sowohl beruflich als auch privat nutzen lassen.

Zeitmanagement-Methoden haben das Ziel eine effiziente Planung von Aufgaben sicherzustellen, eine konsequente Durchführung zu ermöglichen und mittels Kontrolle die Arbeitsweise laufend zu optimieren. Ferner decken sie Zeitfressern und Störfaktoren auf.

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Wie geht gutes Zeitmanagement bei der Arbeit?

Da es heute viele Methoden gibt, um das Zeitmanagement zu verbessern, sollten Sie schauen, welche für Sie am besten funktioniert, denn keine ist per se besser oder schlechter. Jede Zeitmanagement Methoden hat Vor- und Nachteile. Haben Sie eine passende gefunden, können Sie im Handumdrehen Ihre Produktivität steigern, eine ausgeglichene Work-Life-Balance genießen, haben weniger Stress, dafür ein höheres Selbstbewusstsein und eine tiefe Zufriedenheit. Nachfolgend möchten wir Ihnen drei Modelle des Zeitmanagements für Ihre Arbeit vorstellen.

Das Eisenhower-Prinzip

Das Eisenhower-Prinzip ist eine beliebte Methode des Zeitmanagements. Sie arbeiten hier mit der sogenannten Eisenhower-Matrix, die aus vier Quadranten besteht, innerhalb derer Sie Ihre Aufgaben priorisieren. Die Zeitmanagement-Methode geht davon aus, dass es dringende und wichtige (A), wichtige und nicht dringende (B), nicht wichtige, aber dringende (C) und nicht dringende und nicht wichtige (D) Aufgaben gibt. In dieses Modell ordnen Sie Ihre Tätigkeiten ein. A-Aufgaben sollten sofort erledigt werden, während B-Aufgaben in Ihre Planung gehören. C-Aufgaben sind prädestinierte Aufgabe zum Delegieren, während Sie sich von D-Aufgaben verabschieden sollten.

Das Pareto-Prinzip

Die Zeitmanagement Methoden des Pareto-Prinzips ist gemeinhin auch als 80-20-Regel bekannt. Sie sagt aus, dass gerade einmal 20 % Aufwand zu 80 % des Ergebnisses führen. Vorausgesetzt, man beschäftigt sich mit den richtigen Aufgaben. Damit diese Methode hilft, das Zeitmanagement zu verbessern, müssen Sie zum Beispiel mithilfe einer Prioritätenliste die Tätigkeiten priorisieren, die am Ende den größten Erfolg versprechen. So lenken Sie mit dieser Zeitmanagement-Methode den Fokus während Ihrer Arbeitszeit auf die Aufgaben, die am Ende des Tages für Zufriedenheit sorgen.

Die ALPEN-Methode

Mit dem Zeitmanagement der ALPEN-Methode planen Sie in fünf einfachen Schritten Ihren Tag. Zuerst definieren Sie alle Ihre Tagesaufgaben, schätzen deren Länge im Einzelnen und summieren die Gesamtlänge. Rund 60 % sollten für die Arbeitszeit eingeplant und im nächsten Schritt einen Puffer von 40 % für Unvorhergesehenes einkalkuliert werden. Haben Sie einen Überblick, entscheiden Sie sich jetzt, in welcher Reihenfolge Sie die Aufgaben angehen wollen. Beginnen Sie mit der wichtigsten. Nach Ihrem Arbeitstag erfolgt eine Leistungskontrolle. Mit dieser Methode des Zeitmanagements können Sie Ihre Arbeit effizienter gestalten.

Vielleicht waren in unserer Top 3 der Zeitmanagement-Methoden schon eine passende für Sie dabei. Gerne helfen wir von der DEKRA Arbeit Ihnen auch persönlich weiter. Schauen Sie sich gerne bei unseren Kursen im Bereich Weiterbildung und Fortbildung um. Hier gibt es einige interessante Möglichkeiten, um die eigenen Soft Skills zu erweitern oder gar eine neu berufliche Karriere zu starten. Wie das richtige Zeitmanagement gelingen kann, wissen Sie ja jetzt.

Sie sind auf der Suche nach einem neuen Job? Dann schicken Sie Ihre Bewerbung an uns, sodass wir Ihnen bei der Suche nach Ihrer optimalen Arbeitsstelle helfen können!

¹ https://de.statista.com/infografik/17433/fast-jeder-ist-am-arbeitsplatz-abgelenkt/